Te presento a Carles Guillamón. Formador personal, experto en calidad y desarrollo directivo va a enseñarnos en nuestro próximo workshop a representar datos en forma de gráficos y tablas sencillas, prácticas originales y -ante todo- claras y fáciles de entender. Quiero que conozcas un poco más sobre él para que compruebes por qué es la persona adecuada para impartir el taller «Presentar Datos sin Abrumar».
Los gráficos suelen usarse cuando los datos parecen abstractos y necesitan un marco que los represente. Eso los convierte en elementos complicados con los que lidiar. ¿Cuál es el mayor error que observas a la hora de transmitir información, especialmente datos y resultados?
Creo que se cometen de forma muy habitual dos errores básicos: el primero, utilizar las opciones que el paquete Office (cito este por ser el de uso más extendido) presenta por defecto, tanto a nivel de elaboración inicial del gráfico como a nivel de edición. Estas opciones suelen priorizar los «efectos especiales» (formatos 3D, sombreados, etc..) por encima de los datos, que es lo que se debe presentar de forma clara.
El segundo gran error es creer que cualquier gráfico sirve para presentar cualquier tipo de datos. Para convertir los datos en información hace falta un análisis de lo que queremos transmitir y, en función de este objetivo, seleccionar el mejor tipo de gráfico disponible.
Todo ello hace que, al final, los gráficos suelan resultar o complicados o poco informativos.
¿Cómo llegaste a hacerte experto a la hora de comunicar esos pedazos de información complicada de procesar en el momento?
Tanto por necesidad como por voluntad de transmitir mensajes claros en mis reuniones o exposiciones. El ejemplo más claro de que necesitaba cambiar «algo» fue en una reunión informativa para un cliente: después de presentar gráficamente un proceso de gestión que debía implementarse en su empresa, uno de los directivos me estuvo preguntando por los detalles «técnicos» de los efectos especiales que había incluido en el gráfico en lugar de hacerlo sobre el proceso que se presentaba. Estaba claro que (yo) había errado totalmente el foco en la creación del soporte visual.
A partir de aquí me formé en los principios del diseño de tablas y gráficos y de la percepción visual, para aplicarlos a mis trabajos.
¿Por qué es tan difícil exponer datos sin confundir o aburrir?
Muchas veces se cree que los «datos» son en sí mismos aburridos y que, por tanto, debemos «aderezarlos» para que resulten interesantes o divertidos. Lo que conseguimos es confundir, ya que el mensaje llega distorsionado o sobrecargado.
Si lo que tenemos que exponer es aburrido, entonces tenemos un problema grave (y no es sólo una cuestión visual).
De las múltiples maneras de mostrar esos elementos habitualmente intangibles o complicados de calcular mentalmente, ¿cuál es tu preferida y por qué?
Una de la cuestiones más importantes suele ser el seguimiento de objetivos (ya sea de ventas, de crecimiento, de ahorro…) a lo largo del tiempo. Normalmente, se suelen utilizar gráficos de barras o de líneas donde se muestran el objetivo a conseguir y el indicador real. Con sólo esta información no podemos saber si «vamos bien» o si hay que rectificar alguna cosa.
Los gráficos de bala (bullet graph) añaden esta última información cualitativa a los gráficos tradicionales de barras, enriqueciendo enormemente los datos brutos y facilitando la toma de decisiones. Será uno de los gráficos que aprenderemos a confeccionar en el taller «Presentar Datos sin Abrumar».
¿Tener claros los fundamentos de tus ideas realmente facilita construir mejores gráficos, o crees que es una habilidad independiente?
Lo primero es tener claro el mensaje que se quiere transmitir. A partir de aquí, con unos conocimientos más o menos básicos, se debe construir el soporte visual más adecuado. Lo contrario es empezar la casa por el tejado.
En este tipo de temas, ¿menos es más?
Menos efectos se traducen en más claridad. Existe incluso un «índice de confusión visual», definido inicialmente por Edward Tufte: cualquier píxel que no se utilice para mostrar los datos, añade confusión visual. Así que sí: menos es más.
Mucha gente opina que cuando un gráfico no concuerda con los datos es porque hay una intención manifiesta de manipulación. En tu experiencia, ¿es siempre así o hay una genuina ausencia de habilidad a la hora de crear gráficos?
En algunos casos es así: el creador del gráfico pretende enfatizar u ocultar aquello que le interesa. Pero en la mayoría de casos, se trata de falta de habilidad o experiencia a la hora de crear y de mostrar el gráfico. Unos pequeños consejos que veremos en el taller ayudarán a evitar estos errores.
Si tuvieras que ofrecer una recomendación, un consejo maestro para quienes se encuentran en la situación de transmitir una información complicada, ¿cuál sería?
Mi consejo es siempre el mismo: dedicar un tiempo a pensar qué queremos transmitir nos ahorrará tiempo, esfuerzo y equívocos.
Hemos de tener siempre claro a quién presentamos la información y qué queremos conseguir de nuestro público.
¿Tienes algún mensaje para los que se inscriban en el taller «Presentar Datos sin Abrumar» de la próxima semana?
Cualquier taller puede ser formativo o sólo informativo. Para que se produzca formación, los conceptos tienen que ser aplicables a los problemas reales de los presentes. Por ello, pido a las personas que se apunten al taller que traigan un ejemplo de SU problema: así podremos analizarlo y proponer soluciones que mejoren las presentaciones actuales. Espero encontraros a todos la próxima semana.
