En las últimas semanas he estado trabajando para el equipo de un directivo que tenía una misión importantísima: “que nuestro jefe haga un buen papel ante toda la empresa y las cabezas de las demás empresas del grupo”. Impresionar en la típica presentación kick-off anual para unas 200 personas es una tarea tan dura como motivadora. Y que te involucren en este proceso, todo un honor y un divertimento para alguien apasionado de las presentaciones como yo. Ahora bien, ¿cuántas horas de preparación tenemos por delante?
Ante la pregunta de cuándo presentamos la respuesta fue “en 7 días” y todo el divertimento desapareció, la parte motivadora se convirtió en estrés y la parte dura se multiplicó.
Pocas veces los directivos son realmente conscientes de lo importante que es la preparación cuando se exponen a hablar en público. A veces una exagerada autoconfianza hace que sientan que no lo necesitan. Pero, un secreto profesional, estos son los primeros que días antes de la presentación empiezan a dudar de todo, a presionar a su equipo y a contagiar de angustia a su alrededor.
La verdadera confianza no nace de la percepción de mis habilidades personales. Aunque pueda ayudar, corremos el gran riesgo de pensar que estamos más preparados de lo que realmente estamos. La verdadera confianza nace de la preparación. Tendemos a pensar que los oradores natos, los que nacen con carisma de serie, dan grandes discursos sin despeinarse. Pero no es cierto.
¿Cuántas horas de preparación se recomiendan?
Todos conocemos la obsesión de Steve Jobs con la preparación de las presentaciones con la preparación de sus presentaciones. Como anécdota, el antiguo desarrollador de Apple Matt Drance, nos cuenta la experiencia: «Trabajé durante 72 horas sin dormir para algo que Steve mostraba en escena durante 9 segundos.» La conclusión es que ser un gran orador no es la causa, sino la consecuencia. Cuanto más te preparas más cerca estás de llegar a su nivel.
Entonces, ¿cómo puedes calibrar la preparación más adecuada? ¿cuántos ensayos tienes que hacer? Aunque la respuesta más precisa sería “hasta que te sientas preparado” sería un truco fácil con el que salirme de rositas de la duda.
Uno de mis referentes, Scott Schwertly CEO de Ethos3, recomienda hacer 8 ensayos antes de la presentación. Pero aquí sólo incluye la parte de ensayo. Muchos expertos como George Torok o Erica Dietz de SpeakEasy animan a multiplicar el tiempo de tu presentación por 10 para calcular el tiempo que debes dedicar a la preparación. No tan optimistas son otros referentes como Gonzalo Álvarez que estima unas 50h para preparar 45 minutos. O Nancy Duarte que aún se exige más dedicación con unas 36-90h por hora de presentación.
Echo de menos en todas estas fórmulas algún elemento variable más a parte de la duración de la presentación. Y es que, en mi opinión, hay otros elementos al tener en cuenta para saber si te merece la pena destinar más o menos tiempo a esta preparación.
Mi fórmula para calcular las horas de preparación
Te voy a compartir la fórmula que yo utilizo para poder planificar adecuadamente la preparación de esa presentación.
Empecemos por el tiempo.
Aquí yo voy a colocar un x15. Es decir, multiplica la duración de tu presentación por 15 y obtendrás la cantidad de minutos que necesitas reservar en tu agenda (o la de tus colaboradores). Aquí estoy incluyendo la elaboración del guion, el diseño del visual y los ensayos.
Esta podría ser la dedicación mínima para que como ponente te sientas preparado. Pero hay dos factores más, dos factores que te añaden inseguridad y que necesitarás compensar con mayor preparación.
Sigamos con el tamaño de la audiencia.
Lo cierto es que el número de personas que tienes en el público condiciona la preparación por varios motivos.
El primero es que a mayor audiencia, generalmente, mayor presión y estrés escénico por lo que el ponente necesitará trabajar más aumentar su seguridad. Por otro lado, la audiencia pequeña permite más margen de error que la grande. Quiero decir con esto que si tu presentación va dirigida a 5 o 6 personas, tienes feedback directo de sus caras, puedes hacer apelaciones directas, dialogar con ellas e incluso acercarte a ellas tras la presentación para reconducir cualquier malentendido o fallo ocurrido. Sin embargo, la presentación para 300 personas no te va a permitir ese lujo, tal cual se lance el mensaje así queda.
Además, las audiencias grandes tienen unos espacios y medios técnicos que requieren mucha más preparación que una cómoda sala de juntas. Como ves, es necesario que si la audiencia va a ser mayor, tengamos que dedicar mayor número de horas a la preparación. Te recomiendo multiplicar el resultado de la anterior multiplicación por el número de decenas de personas (con un mínimo de 1 para grupos muy pequeños).
Y por último, y quizás más importante, es el factor repercusión.
El factor repercusión es una medida (bastante subjetiva, la verdad) sobre las consecuencias de esa presentación. Esta es una pregunta que te tienes qué hacer “¿qué pasa si sale mal?”. Si la respuesta es: “seguiré recibiendo mails innecesarios porque no se han enterado” no puede tener la misma consideración que “perderemos una cuenta a la que facturamos 110.000 euros anuales”. Cae de cajón que la segunda presentación te la prepararás con más ahínco, ¿no? Por eso yo añado un factor de repercusión en una escala del 1 (bueno, no es tan importante, no hay riesgo de consecuencias negativas) al 5 (¡es crítica, me juego algo muy grande!).
Juntando todos estos elementos, nos queda esta fórmula:
Tiempo de preparación = 15 x duración x decenas de público x factor de riesgo
Déjame ponerte algunos ejemplos por si no he sido del todo claro:
Pongamos que tengo una presentación de media hora, para mi equipo habitual de 7 personas. Presento un nuevo protocolo y de la que espero implicación pero no resulta un reto complicado (mi factor de repercusión negativa es de un 1). Mi tiempo de preparación requerido será:
Tiempo de preparación = 30min x 15 x 1 x 1 = 450min = 7,5h
Pongamos que presento durante 2 horas en un congreso donde he conseguido aforar 170 personas influyentes. Presento un nuevo producto en el que llevamos trabajando dos años. Espero seducir a grandes inversores que se sumen al proyecto ya que sin esa financiación no podemos saltar de la fase de desarrollo. Mi nivel de riesgo es de un 5 porque me juego a esa ocasión el éxito del negocio. Calculemos mi tiempo de preparación óptimo:
Tiempo de preparación = 2h x 15 x 1,7 x 5 = 255h
Y si el director del que os hablaba al principio, que tenía una presentación de 20 min para 200 personas con una sensación de riesgo/éxito de 4 hubiese calculado bien el tiempo:
Tiempo de preparación = 20min x 15 x 2 x 4 = 2.400min = 40h
Contando con estas horas, puedes planificar en el calendario para que no te pille el toro en la última semana. Especialmente importante cuando dependes de otras personas que participan del desarrollo de la presentación.
El cómo se reparte este tiempo, es harina de otro costal que trataré en otro artículo. Pero te adelanto, que la elaboración del powerpoint (que es lo que todo el mundo tiene en mente) no será la parte más importante. Si hecho, si estás gastando todo tu tiempo de preparación en hacer un powerpoint estás perdiendo el tiempo.
