Me pillas estos días en pleno proceso de ayudar al director general de una organización a preparar la intervención que en unas semanas deberá ofrecer en su convención anual. Es un proceso muy enriquecedor, tanto para él como para mí. Para él porque tiene mi atención exclusiva y podemos trabajar a un nivel de detalle que una formación no nos permitiría. Para mí porque trabajar con un contexto real, como es una convención, con una fecha límite hace que me tenga que esforzar en un foco éxito real y no solo en posibilidades.
No es nuestra primera vez, eso hace que todo sea más rápido y productivo porque mi cliente ya lleva un aprendizaje recorrido. Lo bonito de estos procesos es que cada vez hay menos dependencia y mi papel se va reduciendo. Cuando más crece mi ponente menos horas de intervención necesitan.
Como estoy tan inmerso en este camino, he pensado que si te explico los pasos que seguimos te puede animar a pedir tu propia consultoría o, cuanto menos, a orientarte si quieres recorrerlo por tu cuenta.
Mis pasos para preparar el discurso de una convención
1. Formular la estrategia
El primer paso es tener claro el plan. Suele pasar inadvertido y enseguida queremos empezar a plantear el contenido. En el caso de este director, como ya tenemos experiencia, no se ha saltado este paso, así que hemos podido ir directarmente a validarla.
La estrategia incluye una dimensión externa (el tiempo, el lugar, los medios de que se dispondrá, el presentador del acto, la situación del público…). Cuantos más datos conocemos más indicadores de cómo organizar nuestro discurso. Será muy diferente una charla que sea la primera del evento, que si lo que te toca es cerrar después de casi tres horas de charlas y mesas redondas.
Por otro lado, está la dimensión interna: ¿cuál es nuestro objetivo? ¿qué resistencias va a tener la audiencia hacia el objetivo? ¿cómo te sientes tú respecto a lo que quieres conseguir? ¿qué dudas tienes? ¿qué temas controversiales podemos encontrar? Todas estas preguntas -y unas cuántas más- son necesarias para ajustar no solo el contenido, sino también el tono del mismo.
2. Marcar el guión
Teniendo claro el destino, es momento de marcar el camino. Un guión es claramente un camino. El camino que las mentes de la audiencia recorrerán -guiadas por el ponente- hasta llegar a una conclusión que generen un impacto buscado. Y como se trata de trazar un carril imaginario para la mente, tenemos que aplicar la psicología, las técnicas de copywirting, los meta programas de la pnl… todas las herramientas que podamos para conseguir que se llegue a destino sin perder a nadie por el camino.
Mientras ayudo a confeccionar el guión, también me tengo que ir asegurando de que el piloto estará cómodo en la ruta. Porque si duda, si siente que no cree o que traiciona sus principio, no funcionará el día de la convención porque su comunicación no verbal le delatará. Mi cliente tiene que disfrutar de la ruta, ese es mi objetivo personal.
3. Pulir el contenido
Cerrado el guión, vamos a ejecutarlo un par de veces para entrar al detalle. Ahí es donde vamos a aplicar la retórica para evaluar la coherencia argumental, la connotación emocional y el cimiento de autoridad del mismo.
Artesanía pura: dar la vuelta a tal argumento, buscar una analogía, identificar palabras prohibidas, coser los pedazos con unas buenas transiciones. Para mí es el más divertido, el que más disfruto, y en el que mi cliente más se sorprende y aprende.
4. Bocetar el apoyo visual
El siguiente paso, si hemos conseguido que el cliente tenga el suficiente autocontrol y no se nos adelanta, es crear el visual que le acompañará en la convención. No nos vamos a preocupar de que quede bonito o no, solo estamos fijando el contenido que ira en cada slide. Paso mi filtro de visual thinking para asegurarme de que las formas, las líneas, los colores, la distribución de los elementos o las metáforas visuales se comprenden y no colisionan con el mensaje.
Debo alertar también de que no queremos un powerpoint que sustituya el ponente por tener demasiado texto o datos. Trabajar el miedo escénico -que es el causante de esta tendencia- también está entre mis funciones.
5. Diseñar las slides
Hora de los diseñadores. Confirmado el boceto, será el equipo de diseño el que se pondrá manos a la obra trabajando los colores, las tipografías, las imágenes, las composiciones, los gráficos y las animaciones para entregar al cliente un diseño atractivo y profesional.
Eso sí, hay que salvaguardar la coherencia estratégica, por eso además del boceto, nuestro equipo va a necesitar fotos del espacio y la iluminación que se utilizará y el manual de identidad corporativa.
6. Ensayar y ensayar
Uno de los momentos más satisfactorios es cuando el cliente recibe el diseño de las slides. Siente que ya tiene un producto final pulido y que ya está, ya lo tiene. Nada más lejos de la realidad, en este punto es donde empieza su trabajo.
Empezamos con los ensayos y así trabajo con el cliente se gestualidad, su postura, su voz, corregimos tics o mejoramos la expresión con las manos. Es un trabajo casi teatral para conseguir ser lo más natural posible aprovechando el estilo propio pero potenciándolo en un contexto que nos es bastante ajeno: el escenario.
Si es posible, intentamos que los últimos ensayos sean en el propio espacio de la convención para marcar un uso del espacio y, sobre todo, porque será un gran reductor de estrés haber entrenado in situ.
Todos estos ensayos hay que grabarlos. Si el ponente no se ve, la mayoría de indicaciones caerán en saco roto. Verte, autoevaluarte, ver tu mejora, gustarte… Todo esto es necesario para el verdadero aprendizaje.
Igual estás pensando que cuanto trabajo, ¿no? Cierto es. Pero tan cierto como que todo el trabajo de un año puede irse al traste con una mala presentación. ¿No es motivo ese suficiente como para dedicarle tiempo y dejarse ayudar por manos expertas?
